reservatie en anulatie uren sportinfrastructuur

beste collega's,

Het laatste jaar wordt er enorm veel geanuleerd van gereserveerde uren.

Wij zijn hier zeer soepel in en passen een anulatiereglement toe waarbij men niet hoeft te betalen. Zijn wij hier te soepel en is het voor jullie de regel reserveren is betalen of hanteren jullie ook een anulatiereglement.
Alvast bedankt voor reacties

mvg
Chantal Bylemans

sportdienst Balen

Reacties op vraag/bericht

Permalink Antwoord van Stefanie Lietaert op 13 Maart 2013 op 13.31

bij ons telt de regel: kosteloos annuleren tot 5 werkdagen voor de activiteit. Korterbij = betalen

Permalink Antwoord van Greet Van Erdeghem op 13 Maart 2013 op 13.35

Bij ons is annuleren verplicht, in normale omstandigheden 24 uur op voorhand. In situaties van overmacht (sneeuw en dergelijke) is annuleren voldoende door melding op de moment zelf aan de zaalwachter. Wie niet annuleert betaald 25 euro.

Permalink Antwoord van Peter Van Baelen op 13 Maart 2013 op 13.37

Dag Chantal,
In Overpelt gebruiken wij volgende regels:

Bij volledige of gedeeltelijke annuleringen van reservaties worden de volgende annuleringskosten in rekening gebracht:
1. Meer dan 60 dagen voor aankomst: 10% van de waarde van het geannuleerde gedeelte;
2. Tussen de 60 en 30 dagen voor aankomst: 25% van de waarde van het geannuleerde gedeelte;
3. Minder dan 30 dagen voor aankomst: 50% van de waarde van het geannuleerde gedeelte.

Alleen de geannuleerde uren van officiële competitie- en/of bekerwedstrijden die omwille van een forfait van de tegenstander niet kunnen doorgaan, worden niet in rekening gebracht.
Gereserveerde terreinen die 10 minuten na het begin van de gebruikstijd niet in gebruik genomen zijn, mogen door anderen gebruikt worden mits toelating van en betaling aan de sportdienst.
De niet geannuleerde terreinen worden steeds aan 100% gefactureerd, ongeacht of het niet gebruikte deel door anderen gebruikt werd.

Permalink Antwoord van Griet Bonamie op 13 Maart 2013 op 13.38

Indien de reservatie voor aanvang van de activiteit wordt geannuleerd hoeft men niet te betalen, is het erna dan is het volledige bedrag verschuldigd.

Permalink Antwoord van Dirk Verbeeck op 13 Maart 2013 op 13.40

Annulaties worden uiterlijk 2 dagen voor de geplande activiteit gemeld aan de sportdienst.

Voor iedere laattijdige annulering wordt € 25 aangerekend.

mvg

Dirk

Permalink Antwoord van Katrien Vandessel op 13 Maart 2013 op 13.41

Zie onder voor ons reservatiereglement. Club krijgen wel een éénmalige verwittiging indien ze niet komen opdagen.

Annulaties en reserveringen moeten steeds schriftelijk of via e-mail en kunnen enkel door de verantwoordelijke (persoon die contract tekent, of gemachtigd persoon) uitgevoerd worden. Een extra reservatie is pas definitief na schriftelijke bevestiging.

Tot 3 werkdagen op voorhand kan er geannuleerd worden zonder dat er kosten worden aangerekend. Tot de dag voor de reservatie zal bij annulatie wel de zaalkost worden aangerekend, maar geen extra kost. Indien er de dag zelf geannuleerd wordt of helemaal niet geannuleerd wordt, zal zowel de zaalkost worden aangerekend als een extra boete van 40 euro per niet gebruikt uur.

Afwijkingen hierop kunnen enkel door het directiecomité worden toegestaan.

Nieuwe of bijkomende reserveringen moeten minstens 5 werkdagen op voorhand aangevraagd worden.

Indien op jaarbasis meer dan 10% van de gereserveerde uren geannuleerd wordt, zal de gebruiker het volgende seizoen geen voorrang meer krijgen op de aanvraag van de geannuleerde uren.

Permalink Antwoord van Andrès Van de Weghe op 13 Maart 2013 op 14.06

Wij (Roeselare) hanteren een termijn van 5 dagen. Alles wat dus meer dan 5 dagen op voorhand wordt geannuleerd, is kosteloos. Binnen de 5 dagen is 100% betalen.

Op dit moment buigen we ons echter over dit reglement en bekijken we of we hier ook niet te soepel in zijn want we krijgen heel veel annuleringen door, juist op 5 à 6 dagen op voorhand. We deden een kleine benchmark met andere gemeenten, maar ieder heeft zijn eigen regels. 't Is moeilijk om een lijn te vinden. Er zijn gemeenten die ervoor kiezen dat alles wat gereserveerd wordt ook effectief betaald moet worden.

Ben benieuwd naar wat andere collega's zullen schrijven hierover.....

Permalink Antwoord van Joris De keersmaecker op 13 Maart 2013 op 14.11

In ons gebruiksreglement staat dat men 'tijdig' moet verwittigen als men niet kan spelen op een vooraf gereserveerd uur zodat de sporthal eventueel nog ter beschikking van andere gebruikers kan gesteld worden. Zo niet betaalt men de gereserveerde uren volledig.

Wat de bepaling van 'tijdig is, is niet éénduidig: dat is afhankelijk van de gebruiksperiode en van het feit of wij de zaalwachter van dienst nog kunnen verwittigen zodat hij niet onnodig aanwezig is:

Indien de zaalwachter onnodig aanwezig was in de sporthal, ten gevolge van niet of laattijdig annuleren, dan wordt de reservatie sowieso aangerekend. Is er bijvoorbeeld een annulatie enkele uren voor een reservatie van het laatste gebruiksuur van die dag, waardoor de zaalwachter wat vroeger naar huis kan, wordt er niets aangerekend.

Wij passen dit ook vrij strikt toe en als men eens heeft moeten betalen voor het niet of laattijdig annuleren, houdt men daar in het vervolg meestal wel rekening mee.

Wij zijn hierin enkel soepel in het geval van heirkracht of vooraf ongekende omstandigheden, vb.annulatie van de tegenstander, ...

Voor jeugdtrainingen of jeugdmatchen van verenigingen, lid van de sportraad, betaalt men bij ons geen retributiegeld, maar indien zij zonder verwittigen een training of match annuleren, wordt dit wel aangerekend, behalve ook nu weer in geval van heirkracht, ....

Permalink Antwoord van Marnix Van Cauter op 13 Maart 2013 op 16.21

Collega,

zie onze overeenkomst inzake toegang en gebruik van de sporthal, in bijlage. Dezelfde 'reglementering' is ook van toepassing op ons zwembad en de buitenterreinen...

Bijlagen:

Overeenkomst gebruik sporthal 2012-2013.doc, 312 kB

Permalink Antwoord van Els Van Schaeren op 14 Maart 2013 op 14.18

Dag Chantal,

In Merksplas zijn we daar vrij streng in: reserveren is betalen, tenzij in geval van overmacht. Na opmaak van de kalender in mei/juni krijgen de clubs een overzicht van alle reservaties. Tot 15 augustus kunnen ze dan nog aangeven op welke uren uitzonderlijk niet gesport zal worden. Alle reservaties die na 15 augustus nog blijven staan, worden gefactureerd. De clubs zijn het zo gewend en vinden het ook correct.

Permalink Antwoord van Chantal Bylemans op 14 Maart 2013 op 17.04

Dag Els,

Het verwondert mij ook dat er toch veel collega's heel tolerant zijn net zoals wij niet tegenstaande ik net zoals bij jullie strenger zou willen optreden.

Het veelvuldig anuleren geeft ons toch extra werk in de administratie wat zou kunnen vermeden worden indien de clubs correcter zouden handelen. Uiteraard in geval van heirkracht ( ziekte leerkracht e.d.) zouden anulaties wel kosteloos moeten kunnen gebeuren.
In Retie wordt ook de regel reserveren = betalen toegepast

Els Van Schaeren zei:

Dag Chantal,

In Merksplas zijn we daar vrij streng in: reserveren is betalen, tenzij in geval van overmacht. Na opmaak van de kalender in mei/juni krijgen de clubs een overzicht van alle reservaties. Tot 15 augustus kunnen ze dan nog aangeven op welke uren uitzonderlijk niet gesport zal worden. Alle reservaties die na 15 augustus nog blijven staan, worden gefactureerd. De clubs zijn het zo gewend en vinden het ook correct.

Permalink Antwoord van Matthias Declercq op 18 Maart 2013 op 22.36