Beste sportcollega's,

Zijn er gemeenten/sportdiensten die een software of programma hebben voor het beheer van (sport)evenementen? Het zou gaan om het beheer van zowel intern (gemeentelijke) als externe evenementen (o.a. van verenigingen, ...) waarbij gemeentelijke diensten, politie, brandweer, organisatoren, ... toegang hebben tot deze software/dit programma.


Wat verwachten we van het programma/de software:
- de organisator kan een aanvraag voor evenement indienen met de nodige informatie/documenten (digitaal grondplan, materiaalaanvraag, ...)
- gemeentelijke diensten en hulpdiensten kunnen advies geven.
- opstellen van een GAR
- link met Gipod (voor hinder op openbare weg)
- eventueel beheer van materiaal van Uitleendienst (raadplegen of er bvb nog voldoende tafels zijn).
- de organisator van een evenement kan mee volgen in welk stadium zijn evenement zit.
- de software/het programma kan best al actief zijn in een gemeente (de opstart van een nieuw programma zien we voorlopig niet zitten)


Huidige procedure:
- een gemeentelijke dienst/vereniging/organisatie/... wil een (sport)evenement organiseren (zwemwedstrijd, doortocht wielerwedstrijd, eetfestijn, ...)
- de organisator vult een evenementenfiche (word-document) in met de nodige informatie
- de betreffende dienst (sportdienst voor sportevenementen) controleert de evenementenfiche en zet deze fiche (met parcours, materiaalaanvraag in excel-document, bijkomende documenten, ...) op Google Drive (map 'Evenementenfiches')
- De technische dienst (uitleendienst) behandelt de materiaalaanvraag (tafels, stoelen, ...)
- Via Google Drive wordt er advies gevraagd aan de hulpdiensten
- In overleg met politie en de dienst wordt een GAR opgemaakt.
- De dienst voert de hinder op de openbare weg in op GIPOD
- De dienst stelt een collegebeslissing op (eventueel met GAR en advies van hulpdiensten)
- de organisator krijgt de ondertekende collegebeslissing digitaal
- meer informatie over onze procedure via http://www.zaventem.be/nl/700/content/1853/evenementen-organiseren....

Onze huidige procedure werkt wel, maar we willen nagaan of er een software/programma is waarbij we evenementen efficiënter kunnen opvolgen.

Alle feedback is zeker welkom. Alvast bedankt!

Sportieve groeten,
Anouk - Sportdienst Zaventem